Declaraties gestroomlijnd
5 september 2024
Situatie
Vorig jaar kwam ik in contact met een finance manager van een groot bedrijf dat over een uitgebreid netwerk van verkoopfilialen beschikt. Tijdens ons gesprek werd duidelijk dat de finance afdeling van dit bedrijf tegen problemen aanliep met diverse declaratiestromen en betalingen die vanuit de filialen binnenkwamen.
Deze konden niet via het centrale systeem worden afgehandeld. In plaats daarvan werden deze declaraties per e-mail ingediend en goedgekeurd. Dit zorgde niet alleen voor een gebrek aan transparantie en inzicht in de declaraties, maar verhoogde ook het risico dat declaraties verloren zouden gaan of onopgemerkt zouden blijven. Bovendien was er geen solide proces om de afhandeling te waarborgen, wat de kans op fouten verder vergrootte en de controle bemoeilijkte
Aanpak
Na een analyse en bespreking van het bestaande proces, hebben we een maatwerkapplicatie ontwikkeld die het indienen van verschillende soorten betalingen aanzienlijk vereenvoudigt en stroomlijnt. Deze applicatie maakt het mogelijk voor medewerkers om op een centrale en uniforme manier betalingsaanvragen in te dienen. Afhankelijk van het type betaling dat wordt ingediend, wordt automatisch een specifiek goedkeuringsproces in gang gezet, waarbij de juiste goedkeurders worden betrokken.
De goedkeurders krijgen alle relevante informatie in een overzichtelijk dashboard gepresenteerd, wat hen in staat stelt om snel en efficiënt te handelen. Met slechts één druk op de knop kunnen zij de ingediende aanvraag beoordelen en goedkeuren, zonder dat ze hoeven te zoeken naar aanvullende details of documenten. Dit bespaart tijd en verkleint de kans op fouten.
Zodra het goedkeuringsproces is voltooid, worden de aanvragen automatisch klaargezet voor betaling. Dit betekent dat de finance afdeling niet langer handmatig hoeft te controleren welke aanvragen klaar zijn voor betaling, wat niet alleen de efficiëntie verhoogt, maar ook zorgt voor een volledig geborgd en traceerbaar proces. De applicatie biedt bovendien inzicht in de status van elke betaling, waardoor zowel de filialen als het hoofdkantoor altijd op de hoogte zijn van de voortgang.
Resultaat
Bijna een jaar geleden is de oplossing met succes geïmplementeerd en sindsdien heeft het bedrijf aanzienlijke vooruitgang geboekt. Tot op heden zijn er ruim 600 aanvragen succesvol verwerkt via de nieuwe applicatie, wat de robuustheid en efficiëntie van het systeem aantoont.
De klant heeft aangegeven dat het proces nu aanzienlijk beter gestroomlijnd is, wat resulteert in een hogere productiviteit en minder administratieve rompslomp. Gemiddeld wordt er per aanvraag 15 minuten bespaard, wat neerkomt op een mooie tijdwinst voor de organisatie. Deze efficiëntieverbetering heeft niet vooral geleid tot een snellere afhandeling van betalingen, maar heeft ook de algehele tevredenheid binnen de finance afdeling en bij de filialen verhoogd.
Daarnaast biedt de nieuwe werkwijze meer transparantie en controle, wat het management in staat stelt om realtime inzicht te krijgen in de status van alle lopende aanvragen. Dit vergroot niet alleen de controle over de financiële stromen, maar verkleint ook de kans op fouten of verloren gegane aanvragen. De klant is dan ook zeer tevreden met de resultaten en ziet de nieuwe applicatie als een essentiële stap vooruit in de modernisering van hun financiële processen.
